РАССМОТРЕНО
УТВЕРЖДЕНО
МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ
на заседании
педагогического
совета
приказ МБОУ
«Кольцовская
УЧРЕЖДЕНИЕ
«КОЛЬЦОВСКАЯ
СРЕДНЯЯ
ШКОЛА»
МБОУ «Кольцовская средняя школа»
средняя школа»
САКСКОГО
РЕСПУБЛИКИ
КРЫМ г. № 219 о/д
протокол от 26.08.2025
г. г. №РАЙОНА
13
от 27.08.2025

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке ведения личных дел работников
муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения
«Кольцовская средняя школа» Сакского района Республики Крым
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел работников
муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения «Кольцовская средняя
школа» Сакского района Республики Крым (далее организации) разработано в
соответствии с Федеральным законом № 273-ФЗ от 29.12.2012 «Об образовании в
Российской Федерации» с изменениями от 23 мая 2025 года, Федеральным законом от
27.07.2006 № 152 «О персональных данных» с изменениями от 8 августа 2024 года, Указом
Президента от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных
государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» с
изменениями от 10 октября 2024 года, Трудовым Кодексом Российской Федерации,
Коллективным договором, Уставом МБОУ «Кольцовская средняя школа», а также другими
нормативными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими
деятельность организаций, осуществляющих образовательную деятельность.
1.2. Данное Положение определяет порядок ведения личных дел педагогов и иных
сотрудников и работников организации, определяет порядок формирования, учета и
хранения, выдачи личных дел во временное пользование, а также ответственность, права
работников и директора образовательной организации.
1.3. Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является обязательным
для всех категорий педагогических и других сотрудников организации.
1.4. Ведение личных дел педагогов и сотрудников школы возлагается на специалиста
по кадрам организации, осуществляющей образовательную деятельность.
1.5. Личное дело – основной документ персонального учета, содержащий наиболее
полные сведения о работнике образовательной организации и его трудовой деятельности.
В личное дело вносятся сведения, связанные с поступлением на работу и увольнением.
1.6. Сведения, содержащиеся в личном деле, относятся к конфиденциальной
информации, имеют ограниченный доступ и разглашению не подлежат.
1.7. Личное дело ведется в течение всего периода работы работника.
1.8. Ведение нескольких личных дел одного работника образовательной организации
не допускается.
2. Порядок формирования личных дел сотрудников
2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации производится непосредственно после приема в общеобразовательную
организацию или перевода педагогов и сотрудников из другой образовательной
организации.

2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и
сотрудников организации, осуществляющей образовательную деятельность, вкладываются
следующие документы:
Для педагогов:
 заявление о приеме на работу;
 заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
 справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования,
выданного соответствующим органом правопорядка;
 автобиография;
 копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
 копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
 копия идентификационного номера налогоплательщика;
 копия документа воинского учета (для военнообязанных);
 копия свидетельства о заключении брака (при наличии);
 копия свидетельства о рождении детей (при наличии);
 копии документов об образовании;
 копии документов о квалификации или наличие специальных знаний (при наличии);
 копии аттестационных листов (при наличии);
 копии документов о награждении (при наличии);
 характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
 приказ о приеме на работу;
 приказ о переводе на иную должность (при наличии);
 должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все
должности);
 трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к
трудовому договору);
 трудовую книжку;
 медицинскую книжку.
Для работников:
 заявление о приеме на работу;
 заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
 справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования,
выданного соответствующим органом правопорядка;
 автобиография;
 копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
 копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
 копия идентификационного номера налогоплательщика;
 копия документа воинского учета (для военнообязанных);
 копия свидетельства о заключении брака (при наличии);
 копия свидетельства о рождении детей (при наличии);
 копии документов об образовании;
 копии документов о награждении (при наличии);
 характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
 приказ о приеме на работу;
 приказ о переводе на иную должность (при наличии);
 должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все
должности);
 трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к
трудовому договору);
 трудовую книжку;
 медицинскую книжку.
Работодатель оформляет:






трудовой договор в двух экземплярах;
приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
личную карточку № Т-2;
должностную инструкцию в двух экземплярах.
Работодатель знакомит:
 с нормативно-правовыми документами школы (Уставом, Коллективным договором,
Правилами трудового распорядка и др. локальными актами);
 с должностной инструкцией;
 проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж по
противопожарной безопасности.
2.4. Первичное оформление личного дела предусматривает:
 присвоение личному делу номера согласно журналу учета личных дел;
 проставление на обложке личного дела следующих реквизитов: индекс дела (в
соответствии с номенклатурой дел общеобразовательной организации; полное
наименование общеобразовательной организации; номер личного дела; фамилия имя
отчество работника в именительном падеже; даты – год начала и год окончания ведения
дела; количество листов; срок хранения;
 помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в
хронологическом порядке:
- внутренняя опись документов дела;
- личный листок по учету кадров;
- заявление о приеме на работу;
- приказ о приеме на работу;
- трудовой договор;
- договор о полной материальной ответственности (если работник – материально
ответственное лицо);
- характеристики и рекомендательные письма; - согласие на обработку персональных
данных.
2.5. Листы документов, помещенных в личное дело, подлежат нумерации.
2.6. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела педагогов и
сотрудников общеобразовательной организации и удобства в обращении с ним при
формировании документы помещаются в отдельную папку. При увольнении работника
прошиваются нитками и сдаются в архив.
2.7. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать
сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов,
датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ
и по какой причине.
2.8. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
2.9. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи
составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество
включенных в нее документов и количество листов дела.

3. Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников организации,
осуществляющей образовательную деятельность
3.1. Личное дело педагогов и сотрудников общеобразовательной организации ведется
в течение всего периода работы каждого педагога и сотрудника в общеобразовательной
организации.
3.2. Дальнейшее ведение личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации предусматривает помещение в дело документов, образующихся в процессе
рабочей деятельности и имеющих значение для трудовых отношений:
 дополнение к личному листку по учету кадров;

 дополнительные соглашения к трудовому договору;
 копии приказов по личному составу, которые касаются педагогов и сотрудников
общеобразовательной организации;
 отзывы должностных лиц о педагоге и сотруднике общеобразовательной
организации;
 копии документов о повышении квалификации;
 копии сертификатов, грамот;
 лист – заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив);
 иные документы.
3.3. В целях обеспечения контроля за сохранностью и актуальностью личных дел в
общеобразовательной организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за
отчетным) производится проверка их наличия и состояния.
3.4. Ежегодную проверку состояния личных дел на предмет сохранности включенных
в него документов проводит специально созданная комиссия. О проведенных проверках
делается отметка в листе о результатах ежегодной проверки состояния и наличия личного
дела и составляется акт. Результаты проверки личных дел в обязательном порядке
доводятся до директора общеобразовательной организации.
4. Порядок учёта и хранения личных дел педагогов и сотрудников организации,
осуществляющей образовательную деятельность
4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников организации,
осуществляющей образовательную деятельность, организуются с целью быстрого и
безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения
конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от
несанкционированного доступа.
4.2. Личные дела сотрудников хранятся в сейфе общеобразовательной организации.
4.3. Трудовые и медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
4.4. Доступ к личным делам педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации имеют только секретарь, специалист по кадрам, директор
общеобразовательной организации либо заместители директора при исполнении
обязанностей директора общеобразовательной организации.
4.5. Систематизация личных дел педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации производится в алфавитном порядке.
4.6. Личные дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации,
имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся
постоянно, а остальных сотрудников – 75 лет с года увольнения работника (в соответствии
с Перечнем типовых управленческих документов).
5. Порядок выдачи личных дел во временное пользование
5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное
пользование производится с разрешения директора общеобразовательной организации по
заявлению сотрудника организации, осуществляющей образовательную деятельность.
5.2. Работа (ознакомление) с личными делами педагогов и сотрудников
общеобразовательной организации производится в приемной директора. В конце рабочего
дня секретарь или специалист по кадрам обязана убедиться в том, что все личные дела,
выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли
необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.
5.3. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.
5.4. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения
директора общеобразовательной организации с оформлением соответствующей записи в
графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место
(между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием

даты и причин изъятия с подписью лица, выдавшего документ, и подписью лица,
получившего его во временное пользование.
6. Оформление личных дел перед сдачей в архив
6.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится специалистом по
кадрам общеобразовательной организации. Эта процедура включает:
 подшивку (переплет) дела;
 уточнение нумерации листов дела;
 составление листа-заверителя;
 составление (уточнение) внутренней описи;
 внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.
6.2. Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается
расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования
архивных документов в листе-заверителе делаются соответствующие отметки. Если дело
подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить на внутреннюю сторону обложки
дела.
6.3. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:
 объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку
(объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов
(путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
 располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном
порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам,
чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего
уволенного педагога и сотрудника общеобразовательной организации;
 снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением
фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены
соответствующие документы.
6.4. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после
завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно
секретарем, специалистом по кадрам проверяется полнота и правильность подготовки
личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются секретарем,
специалистом по кадрам. Передача и прием производятся по описи с простановкой отметок
о наличии личных дел.
6.5. Личные дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации,
законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после 1 января
2003 года – 50 лет. Личные дела директора, главного бухгалтера общеобразовательной
организации имеют постоянный срок хранения.
7. Ответственность
7.1. Педагоги и сотрудники общеобразовательной организации обязаны своевременно
представлять секретарю или специалисту по кадрам сведения об изменении в
персональных данных, включенных в состав личного дела.
7.2. Работодатель обеспечивает:
 сохранность личных дел педагогов и сотрудников общеобразовательной организации;
 конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и
сотрудников.
8. Права работодателя и работника
8.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных
делах педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, педагоги и сотрудники
общеобразовательной организации имеют право:

 получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих
данных;
 получить свободный доступ к своим персональным данным;
 получить копии документов, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные
данные.
 требовать исключения или исправления неверных и неполных персональных данных.
8.2. Работодатель имеет право:
 обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации, в том числе и на электронных носителях;
 запросить от педагогов и сотрудников общеобразовательной организации всю
необходимую информацию для ведения личных дел и обработки персональных данных.
9. Заключительные положения
9.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел работников является
локальным нормативным актом, принимается на Педагогическом совете школы и
утверждается (либо вводится в действие) приказом директора организации,
осуществляющей образовательную деятельность.
9.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в
письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской
Федерации.
9.3. Положение о порядке ведения личных дел работников образовательной
организации принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к Положению
принимаются в порядке, предусмотренном п.9.1. настоящего Положения.
9.4. После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и
разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.