МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«КОЛЬЦОВСКАЯ СРЕДНЯЯ ШКОЛА»
САКСКОГО РАЙОНА РЕСПУБЛИКИ КРЫМ
РАССМОТРЕНО
на заседании педагогического совета
МБОУ «Кольцовская средняя школа»
протокол от 26.08.2026г. №12

УТВЕРЖДЕНО
Приказом МБОУ «Кольцовская средняя
школа»
от 26 августа 2026г. № 234-о/д

ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся
I. Общие положения












1.1. Настоящее Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел
обучающихся (далее – Положение) разработано в соответствии с:
Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской
Федерации» (далее – Закон об образовании);
Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской
Федерации»;
приказом Минпросвещения России от 22.03.2021 № 115 «Об утверждении Порядка
организации и осуществления образовательной деятельности по основным
общеобразовательным программам» (в редакции приказа Минпросвещения России от
04.03.2025 № 169);
приказом Минпросвещения России от 02.09.2020 № 458 «Об утверждении Порядка
приема на обучение по образовательным программам начального общего, основного
общего и среднего общего образования» (в редакции приказов от 08.10.2025 № 727 и от
14.01.2026 № 7, действует до 01.03.2032);
приказом Минпросвещения России от 27.08.2025 № 624 «Об утверждении Перечня
документов, образующихся в процессе деятельности Министерства просвещения
Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков их
хранения» ;
Уставом МБОУ «Кольцовская средняя школа» (далее – Организация).
1.2. Настоящее Положение определяет единые требования к формированию, ведению и
хранению личных дел обучающихся в Организации, регламентирует порядок действий
всех категорий работников, участвующих в работе с данной документацией.
1.3. Личное дело обучающегося – это комплект документов, содержащих сведения об
обучающемся и сопровождающих процесс его обучения, который формируется при
приеме в Организацию и ведется на протяжении всего периода обучения.
1.4. Личное дело является обязательным документом на каждого обучающегося в
Организации, ведется как в бумажной, так и в электронной форме (при наличии
технической возможности) с соблюдением требований законодательства о защите
персональных данных. Юридическая значимость электронных записей обеспечивается
использованием электронной подписи или иных средств подтверждения подлинности,
предусмотренных локальными нормативными актами Организации .
II. Порядок формирования личных дел обучающихся






























2.1. Личное дело обучающегося оформляется на основании приказа директора
Организации о зачислении.
2.2. Формирование личного дела осуществляется в течение 5 рабочих дней после издания
приказа о зачислении.
2.3. Личное дело имеет регистрационный номер, соответствующий номеру в алфавитной
книге записи обучающихся.
2.4. При формировании личного дела в него включаются документы, предусмотренные
законодательством Российской Федерации в сфере образования и локальными
нормативными актами Организации. Запрещается требовать от родителей (законных
представителей) обучающихся представления документов, не предусмотренных
федеральным законодательством.
2.5. Состав документов, входящих в личное дело обучающегося
2.5.1. Для обучающихся 1-х классов:
заявление родителей (законных представителей) о приеме (подается лично, через ЕПГУ
или почтой) ;
копия документа, удостоверяющего личность родителя (законного представителя) ;
копия свидетельства о рождении ребенка или документа, подтверждающего родство
заявителя ;
копия документа о регистрации ребенка по месту жительства или по месту пребывания
(документ, подтверждающий регистрацию, или справка о приеме документов для
оформления регистрации) ;
договор об образовании (при наличии);
личная карта обучающегося (установленного образца);
согласие на обработку персональных данных;
копия заключения психолого-медико-педагогической комиссии (при наличии) .
2.5.2. Для обучающихся 2–9-х классов:
заявление родителей (законных представителей);
копия свидетельства о рождении ребенка;
копия документа о регистрации ребенка по месту жительства или по месту пребывания;
результаты промежуточной аттестации, заверенные печатью образовательной
организации, из которой прибыл обучающийся (при приеме в течение учебного года);
личная карта обучающегося;
согласие на обработку персональных данных.
2.5.3. Для обучающихся 10–11-х классов:
заявление
родителей
(законных
представителей)
или
личное
заявление
совершеннолетнего обучающегося;
аттестат об основном общем образовании (оригинал);
личная карта обучающегося;
согласие на обработку персональных данных.
2.5.4. Для обучающихся с ограниченными возможностями здоровья и детей-инвалидов
дополнительно включаются:
копия заключения психолого-медико-педагогической комиссии (ПМПК);
копия справки об инвалидности (при наличии);
копия индивидуальной программы реабилитации или абилитации ребенка-инвалида
(ИПРА);
заявление родителей об обучении по адаптированной образовательной программе;
копия медицинского заключения об обучении на дому (при наличии).
2.5.5. Для обучающихся, ранее получавших образование в иностранном государстве или
являющихся иностранными гражданами, дополнительно вкладываются :
документы, подтверждающие освоение образовательных программ (личное дело, справка
об обучении);
копия протокола промежуточной аттестации (при проведении);


























документы на иностранном языке вкладываются с заверенным переводом на русский
язык;
документ, подтверждающий право заявителя на пребывание в Российской Федерации .
2.6. Личные дела обучающихся одного класса хранятся в одной папке и раскладываются в
алфавитном порядке.
III. Порядок ведения личных дел обучающихся
3.1. Ведение (заполнение) личного дела осуществляется классным руководителем под
контролем заместителя директора по учебно-воспитательной работе.
3.2. Записи в личном деле ведутся аккуратно, четко, только черными или синими
чернилами (в бумажной форме).
3.3. На титульном листе личного дела отражаются:
фамилия, имя, отчество обучающегося;
номер личного дела;
класс, в который зачислен обучающийся;
реквизиты приказа о зачислении.
3.4. Общие сведения об обучающемся вносятся в личную карту в течение 5 дней после
издания приказа о зачислении (при поступлении в течение учебного года) или до 5
сентября (для обучающихся, зачисленных в летний период).
3.5. В течение учебного года общие сведения корректируются по мере изменения данных.
Подлежат обязательному внесению изменения:
фамилии, имени, отчества обучающегося;
фамилии, имени, отчества родителей (законных представителей);
адреса места жительства (на основании документа о регистрации по месту жительства или
пребывания) .
3.6. По окончании учебного года классный руководитель оформляет страницы личной
карты с итогами успеваемости: записывается учебный год, класс, выставляются годовые
отметки по всем учебным предметам учебного плана.
3.7. В личное дело в течение обучения включаются сопровождающие процесс обучения
документы :
результаты промежуточной аттестации;
сведения о поощрениях и нарушениях дисциплины;
сведения об участии в олимпиадах, конкурсах, спортивных достижениях;
результаты проверок состояния здоровья (при наличии).
3.8. Подпись директора Организации и печать ставятся в личном деле:
на личной карте по итогам года;
на титульном листе при приеме в Организацию;
на характеристике обучающегося;
на табеле успеваемости.
3.9. Ведение личных дел в электронной форме допускается при условии соблюдения
требований законодательства о защите персональных данных и обеспечения возможности
выдачи документов из личного дела в установленном порядке. Юридическая значимость
электронных записей подтверждается:
использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;
ведением электронного журнала учета личных дел;
возможностью выдачи заверенных копий документов из электронного личного дела по
запросу.
IV. Порядок хранения и учета личных дел
4.1. Личные дела обучающихся хранятся в учебной части (канцелярии) или ином
специально отведенном месте, обеспечивающем их сохранность и ограничение доступа.
4.2. Доступ к личным делам обучающихся предоставляется только работникам
Организации, которым такой доступ необходим для исполнения должностных













обязанностей (директору, заместителям директора, секретарю учебной части, классным
руководителям).
4.3. Секретарь учебной части (или иное ответственное лицо) осуществляет:
ведение алфавитной книги записи обучающихся;
присвоение номеров личным делам;
внесение сведений о прибытии или выбытии обучающихся;
заверение записей гербовой печатью Организации.
4.4. Ответственность за сохранность личных дел, правильность их оформления и
соблюдение режима хранения несет заместитель директора по учебно-воспитательной
работе.
4.5. Контроль за состоянием личных дел осуществляется не реже одного раза в полугодие
заместителем директора по учебно-воспитательной работе и директором Организации.
4.6. По окончании обучения (выбытии) личное дело обучающегося хранится в архиве
Организации в течение 50 лет в соответствии с приказом Минпросвещения России от
27.08.2025 № 624 (статья 725) .
4.7. Уничтожение личных дел, у которых истек срок хранения, осуществляется с
составлением акта не ранее 1 января года, следующего за тем, в котором срок хранения
истек .
V. Порядок выдачи личных дел
5.1. При выбытии обучающегося из Организации (перевод в другую образовательную
организацию, отчисление, окончание обучения) личное дело выдается родителям
(законным представителям) или совершеннолетнему обучающемуся на основании
письменного заявления .
5.2. В личном деле делается отметка о дате и причине выбытия, которая заверяется
подписью директора и печатью Организации.
5.3. Выдача личного дела фиксируется в алфавитной книге записи обучающихся с
указанием даты выдачи, причины выбытия и реквизитов документа, подтверждающего
выбытие.
5.4. При выдаче личного дела из него изымаются:
документы, подлежащие возврату родителям (законным представителям);
документы, подлежащие передаче в новую образовательную организацию.
5.5. В личном деле обучающегося, окончившего Организацию, остаются следующие
документы:
личная карта обучающегося;
копия документа об образовании (при его выдаче);
иные документы, подлежащие архивному хранению в соответствии с номенклатурой дел
Организации.
5.6. Если родители запрашивают личное дело для перевода в другую школу, Организация
обязана выдать его (или заверенную копию) на основании заявления и приказа об
отчислении .
VI. Обработка персональных данных обучающихся
6.1. Личные дела обучающихся содержат персональные данные, обработка которых
осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О
персональных данных».
6.2. Согласие на обработку персональных данных оформляется родителями (законными
представителями) несовершеннолетних
обучающихся или совершеннолетними
обучающимися при приеме в Организацию.
6.3. Обработка, хранение, передача и уничтожение персональных данных, содержащихся в
личных делах обучающихся, осуществляются в соответствии с политикой Организации в
области обработки персональных данных.

6.4. Разглашение персональных данных, содержащихся в личных делах, без согласия
субъекта персональных данных или его законного представителя не допускается, за
исключением случаев, установленных федеральным законодательством.
VII. Заключительные положения
7.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения и действует до
принятия нового.
7.2. Изменения и дополнения в Положение вносятся приказом директора Организации.
7.3. Содержание Положения доводится до сведения всех участников образовательных
отношений путем размещения на официальном сайте Организации. Ознакомление
педагогических работников с Положением осуществляется под подпись с ведением листа
ознакомления.
Лист ознакомления с Положением
№
1
2
3
...

Ф.И.О.

Должность

Подпись

Дата

Приложение № 1
к Положению о порядке формирования, ведения и хранения личных дел
обучающихся
Алфавитная книга записи обучающихся
№
п/п

1
2
3
...

Ф.И.О.
обучающегося

Класс

Дата
зачисления

№
личного
дела

Отметка о
выбытии
(дата,
причина)

Подпись
ответственного
лица

Приложение № 2
к Положению о порядке формирования, ведения и хранения личных дел
обучающихся
Форма личной карты обучающегося (основные сведения)
1. Общие сведения
Фамилия

Имя

Дата рождения

Место
рождения

Отчество

Адрес места жительства
(на основании документа
о регистрации)
Телефон (контактный)

2. Сведения о родителях (законных представителях)
Мать (Ф.И.О.)
Место работы, должность
Контактный телефон
Отец (Ф.И.О.)
Место работы, должность
Контактный телефон
3. Сведения об обучении
Год поступления

Класс

Дата зачисления (№ приказа)
Дата выбытия (№ приказа)
4. Сведения об успеваемости
Учебный
год

Класс

Итоговые
предметам

отметки

по

Подпись
руководителя

классного